Extra e varianti: come farle approvare senza litigare

Si smonta il pagliolato e la sentina è peggio del previsto. Si alza la barca e un anodo è consumato fino all'osso. Si apre una presa a mare e la valvola non chiude. In un refit gli imprevisti non sono un'eccezione: sono la regola. E sono anche il punto dove si litiga di più.

Perché le varianti fanno litigare

Nei contratti di refit le varianti sono il principale punto di attrito tra armatore e cantiere. Il motivo è quasi sempre lo stesso: il lavoro in più viene fatto prima che l'armatore abbia detto sì in modo chiaro. A volte c'è una telefonata, a volte un messaggio vocale al comandante, a volte niente. A fine lavoro la fattura è più alta del preventivo e l'armatore non riconosce la differenza.

Dal punto di vista del cantiere il lavoro era necessario. Dal punto di vista dell'armatore non era stato autorizzato. Senza una traccia scritta, ha ragione chi è più bravo a discutere.

La regola: traccia scritta prima di eseguire

Serve una traccia scritta prima di eseguire il lavoro. Non dopo, non a fine commessa: prima. La traccia deve dire tre cose: quanto costa, quanto tempo serve e perché, con una foto.

Una procedura in cinque passi

• Chi trova il problema lo fotografa e lo segnala al capo cantiere, senza iniziare il lavoro.
• Il capo cantiere scrive la variante: cosa fare, perché, prezzo, ore e giorni in più sul varo.
• La variante parte verso chi può approvare: l'armatore o il comandante, se ha la delega per iscritto.
• La risposta (sì, no, ne parliamo) viene salvata con nome, data e ora.
• Solo con il sì scritto il lavoro entra nel programma della squadra.

Cosa scrivere in una variante

• Barca e commessa di riferimento.
• Descrizione in parole semplici: «sostituzione presa a mare di poppa, valvola bloccata».
• Perché serve: rischio, guasto, normativa, richiesta dell'armatore.
• Prezzo: a corpo, oppure stima di ore e materiali.
• Tempi: ore di lavoro e impatto sulla data di varo.
• Una o più foto.

E se l'armatore dice sì al telefono?

Capita, soprattutto con gli armatori che conosci da anni. Va bene, ma scrivilo subito: un messaggio che riassume cosa avete concordato («Come d'accordo al telefono, procediamo con la sostituzione della presa a mare di poppa, 380 euro più IVA, 3 ore») e la sua risposta di conferma. Un accordo preso a voce, se non lo scrivi, nessuno lo potrà ricostruire.

I casi urgenti

Ci sono lavori che non possono aspettare: una via d'acqua, un problema di sicurezza. In quel caso si fa il minimo indispensabile per mettere in sicurezza la barca, si documenta con foto e si avvisa l'armatore subito, per iscritto. (Da verificare con il tuo legale come regolare nel contratto gli interventi urgenti non autorizzati.)

Nel contratto, prima di cominciare

La procedura funziona meglio se l'armatore la conosce dall'inizio. Una riga nel preventivo basta: «Eventuali lavori non previsti saranno eseguiti solo dopo approvazione scritta di prezzo e tempi». In più, se a trattare è il comandante, conviene sapere fino a che importo può approvare da solo.

In fattura

In fattura gli extra devono essere riconoscibili: una riga per ogni variante approvata, con lo stesso nome usato nella richiesta. Così l'armatore ritrova quello che ha approvato e non deve chiedere spiegazioni.

In breve

• Le varianti sono il principale punto di attrito nei refit.
• Serve una traccia scritta prima di eseguire il lavoro.
• Ogni variante: descrizione, prezzo, tempi e foto.
• L'ok a voce va riassunto e confermato per iscritto subito.
• In fattura, una riga per ogni extra approvato, con lo stesso nome.