Rapportino ore: dal quaderno al telefono

Venerdì pomeriggio, ufficio. Arrivano i rapportini della settimana: un quaderno, due fogli, un messaggio vocale. Le ore di martedì non si ricordano più, metà sono finite su «carena varie» e una barca non compare da nessuna parte. Sono ore pagate agli operai che non arriveranno mai in fattura.

Perché il quaderno perde ore

• Si scrive tardi: a fine giornata o a fine settimana, a memoria.
• Si scrive in modo generico: «lavori vari» non si può fatturare.
• Si scrive sulla barca sbagliata, perché le commesse si somigliano.
• Si ricopia: dal quaderno al foglio, dal foglio al gestionale, con errori a ogni passaggio.

Cosa deve avere un buon rapportino

• La barca e il lavoro della commessa, scelti da una lista e non scritti a mano.
• Le ore, a passi di mezz'ora.
• I materiali usati, anche scritti in parole semplici.
• Il giorno, compilato il giorno stesso.

Il telefono, ma con poche scelte

Gli operai hanno tutti un telefono in tasca. Il punto non è la tecnologia, è la fatica: se per segnare le ore servono dieci schermate, nessuno lo farà. Un rapportino che si chiude in tre tocchi (barca, lavoro, ore) viene compilato; uno complicato no.

Come introdurlo senza far scappare la squadra

• Spiega il perché: non è un controllo sulle persone, è far tornare i conti delle barche.
• Parti con una squadra o una barca, per due settimane, e poi allarga.
• Fai provare il rapportino agli operai prima di deciderlo: devono trovarlo semplice loro.
• Il capo cantiere controlla ogni giorno, non ogni venerdì: un errore corretto subito è un minuto.
• Chi non ha confidenza con il telefono può farsi aiutare dal capo squadra.

Cosa cambia in ufficio

Quando le ore arrivano ogni giorno sulla commessa giusta, l'ufficio smette di inseguire i rapportini e può confrontare le ore segnate con quelle stimate mentre la barca è ancora in cantiere. È lì che si scopre la commessa che sta sforando, quando c'è ancora tempo per parlarne con l'armatore.

Quante ore si recuperano

Dipende dal cantiere. Un modo semplice per capirlo: per due settimane confronta le ore pagate alla squadra con le ore finite sulle commesse. La differenza è il punto di partenza.

In breve

• Il rapportino a memoria perde ore: tardi, generico, sulla barca sbagliata, ricopiato.
• Barca e lavoro da una lista, ore a mezz'ora, materiali, compilato il giorno stesso.
• Tre tocchi, non dieci: la semplicità decide se la squadra lo usa.
• Si parte con una squadra, si controlla ogni giorno.